Procedura wydawnicza Wydawnictwa IRWiR PAN.

 

Zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora nr 14/2025 została wprowadzona procedura wydawczina Wydawnictwa IRWiR PAN.

 

1. Zakres procedury

Procedura wydawnicza Wydawnictwa IRWiR PAN określa zasady:

1) przyjmowania manuskryptów do rozpatrzenia;

2) wstępnej oceny propozycji wydawniczych;

3) ustalania warunków organizacyjnych i finansowych publikacji;

4) kierowania prac do recenzji;

5) podejmowania decyzji o przyjęciu publikacji do wydania;

6) opracowania redakcyjnego i technicznego;

7) publikowania, upowszechniania i archiwizacji dokumentacji procesu wydawniczego.

Szczegółowe zasady recenzowania publikacji książkowych określa odrębna Procedura recenzji naukowej publikacji książkowych Wydawnictwa IRWiR PAN.

 

2. Zgłoszenie publikacji do Wydawnictwa

1. Autor monografii lub Redaktor Naukowy pracy zbiorowej składa manuskrypt do Wydawnictwa IRWiR PAN;

2.  zgłoszenie obejmuje:

• • • manuskrypt publikacji w formacie DOC/DOCX oraz PDF,
    • notę o autorze lub autorach, a w przypadku pracy zbiorowej także o Redaktorze Naukowym,
    • oświadczenie o oryginalności tekstu,
    • zgodę na przetwarzanie danych osobowych,
    • informację o źródłach finansowania badań, których wyniki stanowią podstawę publikacji, jeżeli dotyczy,
    • informację o proponowanym źródle finansowania procesu wydawniczego wraz z określeniem wysokości dostępnych środków;

3. komplet dokumentów należy przesłać na adres poczty elektronicznej Wydawnictwa: [wydawnictwo@irwirpan.waw.pl];

4. Wydawnictwo może zwrócić się do autora lub Redaktora Naukowego o uzupełnienie zgłoszenia, jeżeli przekazana dokumentacja jest niepełna.

 

3. Wstępna ocena propozycji wydawniczej

1) Po otrzymaniu kompletnego zgłoszenia Redaktor Naczelny/a Wydawnictwa, kierując się tematyką publikacji, wyznacza spośród członków Komitetu Redakcyjnego osobę prowadzącą daną propozycję wydawniczą;

2) Osoba prowadząca dokonuje wstępnej oceny możliwości skierowania pracy do dalszej procedury wydawniczej;

3) wstępna ocena uwzględnia w szczególności:

• • • zgodność problematyki publikacji z profilem tematycznym Wydawnictwa IRWiR PAN,
    • oryginalność podjętej problematyki i potencjalny wkład pracy w rozwój wiedzy,
    • charakter naukowy publikacji,
    • brak przesłanek wskazujących na plagiat, autoplagiat lub inne niedozwolone zależności od wcześniejszych prac,
    • kompletność i ogólną jakość przygotowania manuskryptu na etapie zgłoszenia;

4) w przypadku negatywnej oceny wstępnej Redaktor Naczelny/a Wydawnictwa może zakończyć procedurę przed skierowaniem publikacji do recenzji.

 

4. Ustalenie warunków organizacyjnych i finansowych

1) Po uzyskaniu pozytywnej oceny wstępnej Redaktor Naczelny/a Wydawnictwa uzgadnia z autorem, Redaktorem Naukowym lub instytucją reprezentującą autora warunki organizacyjne i finansowe realizacji procesu wydawniczego. Jeżeli publikacja posiada autonomiczne źródło finansowania poza IRWiR PAN, w szczególności ze środków: projektu badawczego, grantu, instytucji zewnętrznej, innego podmiotu finansującego, przygotowywane jest odpowiednie porozumienie dotyczące wydania publikacji w Wydawnictwie IRWiR PAN. Po zawarciu porozumienia manuskrypt kierowany jest do procedury recenzyjnej;

2) jeżeli wydanie publikacji ma być w całości lub w części finansowane ze środków IRWiR PAN, Redaktor Naczelna/y Wydawnictwa przedkłada Dyrektorowi IRWiR PAN propozycję publikacji wraz z informacją o planowanym sposobie finansowania. Po uzyskaniu zgody Dyrektora IRWiR PAN przygotowywane jest odpowiednie porozumienie z autorem lub Redaktorem Naukowym, a następnie manuskrypt kierowany jest do recenzji;

3) ustalenia dotyczące finansowania mają charakter organizacyjny i nie przesądzają o wyniku oceny naukowej ani o decyzji w sprawie przyjęcia publikacji do wydania.

 

5. Skierowanie publikacji do recenzji

1) Po spełnieniu warunków określonych w pkt 4 manuskrypt zostaje skierowany do recenzji naukowej;

2) Procedura recenzyjna przebiega zgodnie z odrębnym dokumentem: Procedura recenzji naukowej publikacji książkowych Wydawnictwa IRWiR PAN;

3) Recenzje są podstawą dalszej oceny manuskryptu i podejmowania decyzji wydawniczych.

 

6. Przekazanie recenzji i przygotowanie odpowiedzi autora

1) Po otrzymaniu recenzji Wydawnictwo przekazuje je autorowi lub Redaktorowi Naukowemu wraz z ewentualnymi dodatkowymi uwagami i zaleceniami dotyczącymi dalszej pracy nad tekstem. Uwagi mogą być przekazywane: w formie recenzji pisemnej; w formie komentarzy elektronicznych; w postaci adnotacji naniesionych na wydruku pracy lub w pliku roboczym;

2) W przypadku recenzji pozytywnej lub warunkowo pozytywnej autor: dokonuje wymaganych zmian w manuskrypcie, najlepiej w trybie śledzenia zmian; przygotowuje pisemne ustosunkowanie się do uwag recenzenckich; przekazuje do Wydawnictwa poprawioną wersję pracy oraz odpowiedź na recenzje;

3) W przypadku recenzji negatywnej autor lub Redaktor Naukowy podejmuje decyzję o: odstąpieniu od dalszej procedury wydawniczej, albo kontynuowaniu procedury poprzez gruntowne przepracowanie tekstu i ponowne przedłożenie go do oceny;

4) W przypadku kontynuowania procedury po recenzji negatywnej poprawiony manuskrypt jest ponownie przedstawiany do oceny Komitetowi Redakcyjnemu, który rekomenduje dalszy sposób postępowania.

 

7. Decyzja o przyjęciu publikacji do wydania

1) Po zakończeniu procesu recenzyjnego i zapoznaniu się z: treścią recenzji, odpowiedzią autora lub Redaktora Naukowego, poprawioną wersją manuskryptu, opinią Komitetu Redakcyjnego, Redaktor Naczelny/a Wydawnictwa podejmuje decyzję o: przyjęciu publikacji do wydania, konieczności dokonania dalszych zmian, nieprzyjęciu publikacji do wydania;

2) Decyzja Redaktor/a Naczelnej/ego Wydawnictwa kończy etap kwalifikacji naukowej publikacji;

3) Po przyjęciu pracy do wydania autor lub Redaktor Naukowy przekazuje do Wydawnictwa ostateczną wersję tekstu, uwzględniającą uzgodnione zmiany.

 

8. Opracowanie redakcyjne publikacji

1) Po zakwalifikowaniu pracy do wydania Wydawnictwo rozpoczyna etap opracowania redakcyjnego i przygotowania publikacji do druku oraz udostępnienia cyfrowego;

2) Wydawnictwo ma prawo do wprowadzania koniecznych zmian: językowych, stylistycznych, redakcyjnych, technicznych, porządkujących aparat naukowy i strukturę publikacji;

3) Zmiany wpływające na sens merytoryczny tekstu są każdorazowo konsultowane z autorem lub Redaktorem Naukowym;

4) Opracowanie redakcyjne może obejmować w szczególności: redakcję językową; weryfikację spójności aparatu przypisów i bibliografii; ujednolicenie elementów redakcyjnych; opracowanie stron redakcyjnych; przygotowanie tekstów okładkowych i materiałów informacyjnych.

 

9. Korekta autorska

1) Po złożeniu publikacji autor otrzymuje materiał do korekty autorskiej;

2) Autor dokonuje korekty w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania materiału, chyba że Wydawnictwo ustali inny termin;

3) W przypadku pracy zbiorowej za przeprowadzenie korekty autorskiej odpowiada Redaktor Naukowy;

4) Korekta autorska służy wychwyceniu błędów powstałych na etapie składu i opracowania technicznego oraz wprowadzeniu ostatnich, niezbędnych korekt;

5) Wersja przekazana po korekcie autorskiej jest traktowana jako wersja ostateczna.

 

10. Przygotowanie techniczne i publikacja

1. Przed skierowaniem publikacji do druku lub udostępnienia w wersji elektronicznej Wydawnictwo realizuje działania techniczne i edytorskie, obejmujące w szczególności:

• • • nadanie numeru ISBN,
    • nadanie numeru DOI, jeżeli jest przewidziany,
    • opracowanie stron redakcyjnych,
    • przygotowanie okładki,
    • skład i łamanie publikacji,
    • przygotowanie plików do druku oraz publikacji cyfrowej;

2. Publikacja jest następnie: kierowana do druku, jeżeli przewidziano wydanie papierowe; udostępniana w wersji elektronicznej zgodnie z zasadami przyjętymi w Wydawnictwie IRWiR PAN i Polityką Otwartego Dostępu IRWiR PAN; włączana do działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych przez Wydawnictwo.

 

11. Dystrybucja i upowszechnianie

1) Po opublikowaniu książki Wydawnictwo podejmuje działania służące jej upowszechnianiu, zgodnie z zasadami określonymi w Polityce wydawniczej Wydawnictwa IRWiR PAN;

2) Działania te mogą obejmować w szczególności:

• • • udostępnienie publikacji na stronie internetowej IRWiR PAN,
    • przekazanie publikacji do właściwych baz, repozytoriów i katalogów,
    • promocję publikacji w kanałach komunikacji Instytutu,
    • prezentację książki podczas wydarzeń naukowych,
    • przekazanie egzemplarzy bibliotecznych, jeżeli publikacja ukazuje się drukiem.

 

12. Dokumentowanie i archiwizacja procesu wydawniczego

1) Cały proces wydawniczy jest dokumentowany. Dokumentacja obejmuje w szczególności: zgłoszenie publikacji wraz z załącznikami; ustalenia organizacyjne i finansowe; zawarte porozumienia; recenzje; odpowiedzi autora na recenzje; ostateczną wersję manuskryptu; korespondencję istotną dla przebiegu procesu wydawniczego;

2) Za archiwizację dokumentacji odpowiada Sekretarz Redakcji Wydawnictwa IRWiR PAN;

3) Dokumentacja jest przechowywana zgodnie z obowiązującymi w IRWiR PAN zasadami kancelaryjnymi i archiwizacyjnymi.

 

Procedura wydawnicza Wydawnictwa IRWiR PAN - załącznik nr 2 do zarządzenia nr 14/2025